- إجراءات تفتيش ميدانية واختبارات مفاجئة لضمان الالتزام باللائحة

- حفظ دائم لبعض الوثائق وتشديد على السلامة والرقابة الميدانية

- مراعاة متطلبات الأمن والسرية في ما يتعلّق بحماية المحفوظات الخاصة

- الاحتفاظ بأسماء المخولين بالتعامل مع المحفوظات السرية

- مراجعة الضوابط الأمنية لأنظمة الأرشفة وحصر الفقد والتلف سنوياً في خطوة تستهدف مواكبة التحوّل الرقمي وتعزيز كفاءة إدارة السجلات الرسمية، أصدر وزير المالية الدكتور يعقوب الرفاعي تعميماً جديداً في شأن لائحة المحفوظات، يتضمن تعديلات على تنظيم إدارة الوثائق الحكومية ووضع ضوابط أكثر دقة لمدد حفظها وآليات تداولها والرقابة عليها، مع الاحتفاظ بسجلات أسماء المخولين بالتعامل مع المحفوظات السرية.

وأكد الرفاعي استمرار أهمية المحفوظات الورقية رغم التوسع في الأنظمة الإلكترونية، باعتبارها مرجعاً أساسياً لإثبات الحقوق وحفظ ذاكرة الدولة، وضمان استمرارية العمل في حال تعطل الأنظمة الرقمية لأي سبب.

وحددت لائحة التعديلات مدة 5 سنوات لحفظ مشروع الميزانية، وتقارير المقايسات المخزنية، ومصروفات المركبات الحكومية، ومحاضر وقرارات تخصيص المركبات وبعض مستندات الأصول، فيما جرى تحديد حفظ متفاوتة للوثائق تتراوح بين الحفظ الموقت والحفظ لمدة 15 عاماً، وصولاً إلى الحفظ الدائم لعدد من الوثائق الأساسية، بالتوازي مع تشديد إجراءات الرقابة الميدانية، وتحديث الفهارس دورياً، وضبط تداول الوثائق السرية، بما يعزز منظومة الحوكمة وحماية الوثائق الحكومية، فيما تضمنت التعديلات قائمة تفصيلية لمدد حفظ النماذج المالية الموحدة وفق تصنيف الوثائق والجهات المسؤولة عنها.

وحسب التعديلات جاءت بعض الوثائق بطبيعة حفظ دائم، من أبرزها المذكرة الإيضاحية للميزانية، وميزانية الجهة الحكومية، والحساب الختامي، وسجل التأمينات التفصيلي، ووثائق الملكية العقارية، والقرارات المرتبطة بتخصيص أو نقل الأصول العقارية، إضافة إلى التعاميم الصادرة عن «المالية»، كما نصت على حفظ الكشوف الشهرية الآلية للمصروفات والإيرادات سنتين، فيما تمتد مدة حفظ عدد من السجلات والمستندات التشغيلية إلى 15 سنة، وتشمل المستندات المالية والمحاسبية العامة، وسجلات الشراء والمزايدات، وسجل الموردين، ووثائق عمليات التخزين، وبطاقات حركة المواد، وبطاقات تداول المحفوظات، إضافة إلى تقارير الجرد والتصرف وأنشطة السلامة المخزنية.

وفي جانب الأصول غير المتداولة، حُددت مدة 10 سنوات لمستندات الجرد، مقابل خمس سنوات لبعض الإجراءات المستندية مثل طلبات تحويل أو تعديل بيانات الأصول.

وبين الرفاعي أن اللائحة الجديدة امتداد لتطورات تنظيمية سابقة منذ أول لائحة صدرت 1971،.....

لقراءة المقال بالكامل، يرجى الضغط على زر "إقرأ على الموقع الرسمي" أدناه

هذا المحتوى مقدم من صحيفة الراي