الوصف الوظيفي وتوزيع المهمات يلعب دورًا محوريًا في تعزيز كفاءة العمل وضمان حماية حقوق الموظفين في المؤسسات، فعدم وضوح التكليفات الوظيفية قد يؤدي إلى ارتباك الموظفين ويؤثر سلبًا على إنتاجيتهم وتقييمهم السنوي، ما يستدعي الحاجة إلى وضوح كامل وتوثيق رسمي للأدوار والمهمات. ويناقش مختصو الموارد البشرية والاجتماعيون عبر «عكاظ»، أهمية تنظيم المهمات الوظيفية وتأثيرها على الأداء العام للفريق والمنظمة.
الموظفون يتكلمون
غادة محمد تقول: منذ فترة طويلة لم يتم تكليفي بأي مهمات واضحة، وهذا الأمر يخلق حالة من الإحباط والارتباك وعندما أتساءل عن واجباتي الوظيفية لا أحصل على إجابات واضحة، أو ورق رسمي يحدد مسؤولياتي، إذن كيف سيتم تقييم أدائي في نهاية العام وأنا لم أُمنح الفرصة لأثبت نفسي؟ أشعر أنني محاصرة في دائرة الغموض واللامبالاة.
وكذا لمى السالم تقول: أشعر بأنني عالقة في منطقة رمادية في العمل.. لا تكاليف ولا مسؤوليات واضحة، ولم أتلقَّ أي وثيقة رسمية تحدد المطلوب مني، فمن غير المعقول أن أعمل دون هدف واضح أو توجيهات.. أطالب بالإجابات الواضحة، وأتساءل كيف سيتم تقييم أدائي الوظيفي في هذا الوضع المبهم؟
والحالة ذاتها عند ديما خالد، فالوضع أصبح مرهقًا، إذ يوزع المدير المهمات العشوائية دون تحديد مهماتي الرسمية. فيقول لي «أكملي» وكأنني على دراية بماهية العمل. أحتاج لمعرفة مسؤولياتي بشكل دقيق فهذه الطريقة لا توفر لي أي وضوح أو توجيه، ولا أستطيع أداء العمل بكفاءة دون توضيح لماهية دوري في الفريق.
هاشم علي: من الصعب أن أعمل بشكل فعال عندما لا يتم تكليفي بأي مهمات واضحة، أشعر أنني أقوم بدور هامشي في الفريق، وهذا ينعكس على مستوى الرضى الشخصي والمهني. لا يوجد أي توجيه رسمي يوضح المطلوب مني، وأخشى أن يتم تقييم أدائي بناءً على هذا الغموض، وليس بناءً على أدائي الفعلي.
ويقول وليد موسى: كل يوم عمل يأتي دون تكليف واضح، يجعلني أشعر بأنه مضيعة لوقتي، ولا يحقق لي أي تقدم «لا أدري كيف سيتم تقييم أدائي في نهاية العام. الوضع غير منصف ويضعني تحت ضغط كبير، خصوصًا عندما أرى زملائي يتلقون تكاليفهم بوضوح بينما أظل أنا على الهامش».
.. والمديرون يعلّقون
أمل العيسى (مديرة سابقة)، ترى أن توزيع المهمات بين الموظفين يجب أن يتم وفقًا لمعايير واضحة تأخذ بعين الاعتبار التخصصات والقدرات الذاتية والسمات الشخصية لكل موظف، فعدم تكليف الموظف بمهمات مناسبة، أو عدم توقيعه بالعلم على هذه المهمات، يعد مخالفة صريحة تترتب عليها مساءلة المدير المعني من قبل الجهات المختصة، خصوصًا في حال تقدم الموظف بتظلم نتيجة لتقييم غير منصف لأدائه الوظيفي.
وأشارت العيسى، إلى أن مثل هذه التجاوزات قد تكون نتيجة ضعف في الخبرة الإدارية أو سوء تخطيط، وقد تتفاقم إذا توترت العلاقة بين المدير والموظف، إذ يستغل أحد الطرفين عدم التوقيع لأهداف خاصة، كأن يُكلف الموظف بمهمات خارج نطاق مهماته الأساسية. وختمت العيسى، بالتأكيد على أن الموظف لديه الحق في الرجوع إلى اللوائح التنظيمية الخاصة بكل جهة لحماية نفسه، وتبليغ مديره بأي تكليفات لا تتناسب مع اختصاصه.
أما شيخة عبدالله (مديرة قسم) فتقول: إن تنظيم المهمات الوظيفية بين الموظفين والمديرين يلعب دورًا محوريًا في تحقيق أهداف المنظمة وضمان إنتاجية عالية وسير العمل بسلاسة. وشددت على أهمية التكليف الرسمي للموظفين بالمهمات قبل الشروع فيها، سواء كان ذلك عبر خطاب رسمي أو من خلال البريد الإلكتروني، بهدف حماية حقوق الموظف وضمان التزامه بالأنظمة المعمول بها.
وأشارت إلى أن الاعتماد على المهمات دون توثيق رسمي قد يؤدي إلى تعقيدات قانونية وإدارية.. «الحرص على توثيق التكليف الرسمي ليس فقط لحفظ حق الموظف، بل يساهم أيضًا في تعزيز الشفافية وتحقيق الانسيابية في أداء العمل، ما يعكس قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها بكفاءة».
وأضافت شيخة: من حق كل موظف طلب التكليف الرسمي قبل البدء بأي مهمة، لضمان وضوح الأدوار والمسؤوليات وتجنب الوقوع في أي إشكاليات مستقبلية قد تعرقل سير العمل أو تؤثر على الأداء العام للمنظمة.
ضعف ومخالفة إدارية
المختص في الموارد البشرية هشام السليماني، يؤكد ضرورة تحديد المهمات الوظيفية لكل موظف، مشيرًا إلى أن وجود وصف وظيفي دقيق يساعد على تحقيق الكفاءة المطلوبة في أداء العمل، فالوصف الوظيفي يجب أن يحتوي على قائمة واضحة للمهمات والأهداف السنوية أو نصف السنوية، ويتم إعداد هذه الوثيقة من قبل المدير المباشر بالتعاون مع إدارة الموارد البشرية لضمان تنفيذها بالشكل الصحيح.
وأشار السليماني إلى أن عدم توقيع المدير على التكليفات الوظيفية، يعتبر مخالفة إدارية تتعلق بإدارة العمل، ويعكس ضعفًا في الإدارة قد يؤدي إلى مساءلة المدير المسؤول إذا ثبت فشله في تحقيق الأهداف المتفق عليها.
وأضاف: أن المحاسبة قد تصل في بعض الأحيان إلى الفصل دون مكافأة نهاية الخدمة، إذا كان التقصير كبيرًا وأثر على سير العمل.
وفي ما يخص حماية الموظف من التقييم السلبي، أكد السليماني، أهمية أن يطلب الموظف من مديره توضيح الأهداف الوظيفية بوضوح، سواء عبر البريد الإلكتروني أو خطابات رسمية، لضمان وجود دليل موثق يمكن الرجوع إليه عند الحاجة. كما شدد على أهمية دور إدارة الموارد البشرية في تحقيق العدالة بين الموظفين والمديرين ومتابعة سير العمل بالشكل الصحيح.
وأضاف السليماني، أن عدم تكليف الموظف بمهمات من قبل مديره يمكن أن يؤثر سلبًا على الأداء العام للفريق، إذ يعتبر المدير هو المتضرر الأول في هذه الحالة، لأن عدم توزيع المهمات سينعكس سلبًا على تقييمه السنوي ومدى كفاءته في إدارة فريق العمل.
وأكد السليماني، أن الأداء والإنتاج هما الفيصل في تقييم الموظف والمدير على حد سواء، سواء في القطاع الخاص أو الحكومي، ما يجعل الوضوح في المهمات وأهداف العمل ضرورة ملحة لضمان النجاح.
حدّدوا المسؤوليات بدقة
مستشار الموارد البشرية الدكتور يوسف النملة، أكد أن الوصف الوظيفي يُعد أداة حيوية لتنظيم العمل وتوزيع المهمات داخل.....
لقراءة المقال بالكامل، يرجى الضغط على زر "إقرأ على الموقع الرسمي" أدناه
هذا المحتوى مقدم من صحيفة عكاظ
